MARCHES PUBLICS
VILLAGE
ZONE FRANCHE


 Fond de Participation des Habitants
FINALITÉ

“Favoriser les prises d’initiatives d’habitants, de groupes d’habitants ou d’associations par une aide financière souple et rapide”.

Le Fonds peut être mobilisé par les associations ou groupes d’habitants pour des actions précises entrant dans les domaines d’intervention définis en partie 4.

Cependant, il y a lieu de privilégier les projets présentant un caractère novateur, c’est-à-dire :
qui ont été débattus en concertation avec d’autres habitants que les seuls porteurs
qui sont soutenus par des partenaires Institutionnels
qui valorisent la Commune de Saint-Pol-sur-Mer et sa population
qui bénéficient aux habitants des quartiers

Le Fonds de Participation des Habitants de Saint-Pol-sur-Mer défend une valeur : il juge de la qualité du projet.

MODALITÉS

Le Fonds de Participation des Habitants finance de petits projets à caractère individuel ou collectif.
Le taux de subvention maximal est de 90 % dans la limite de 1 000 euros par projet.

FONCTIONNEMENT

Le Fonds de Participation des Habitants est géré par un Comité de Gestion chargé de définir les règles d’utilisation du Fonds et de décider des attributions.

L’Association villenvie est désignée comme l’association gestionnaire et dépositaire du Fonds.

La composition du Comité de Gestion est revue chaque année. Il se réunit de façon régulière tous les mois ou tous les deux mois.

Les membres du comité doivent être présents à toutes les réunions, sauf absences justifiées : après trois absences non justifiées, le comité se réserve le droit de radier le membre.

Le Comité de Gestion est le seul organe habilité à décider de l’accord ou non des sommes sollicitées.

DOMAINE D'INTERVENTION

Ils sont fixés chaque année par le Comité de Gestion. Pour l’année 2015, les domaines d’intervention prioritaires sont :

Animation de quartier, fête et soutien aux manifestations sportives (hors championnat et concours), culturelles et festives. L’alimentation peut être sollicitée pour ce domaine d’intervention (friandise, goûter, petite alimentation diversifiée dans le respect interculturel…) 

Visites de sites ou sorties familiales à caractère culturel, éducatif ou de loisirs privilégiant la Région Nord Pas-de-Calais Picardie tout en imposant aucune limite géographique, c’est la plue value apportée par le projet qui sera déterminante. L’alimentation ne peut être prise en charge.

Information et production des habitants (hors champ syndical, politique et religieux) : plaquettes, affiches, guides, CD, livres, …

Action de sensibilisation à la citoyenneté et à la vie associative.

Les projets culturels à travers de l’appel à projet FPH culture.

Les actions pour lesquelles un financement au titre du FPH, est sollicité, doivent être réalisées dans un délai de trois mois maximum.
Les associations sollicitant le FPH doivent avoir leur siège social à Saint Pol sur Mer. La déclaration au Journal Officiel sera à transmettre au secrétariat du FPH.

Pour toute demande de déplacement, il est demandé de fournir une liste des participants avec les initiales des habitants ainsi que le nom de la rue afin de calculer un prorata en fonction du nombre de Saint Polois.

Toute demande concernant une action générant des bénéfices ne sera pas financée.

Les demandes concernant l’achat de lots ne sont pas financées par le Fonds.

Les demandes concernant l’achat de boissons alcoolisées ne sont pas fiancées par le Fonds.

Les actions portées par l’Education Nationale relevant du temps scolaire ne peuvent prétendre au Fonds de Participation des Habitants. De même les associations de parents d’élèves pourront déposer une demande de FPH d’ordre culturel mais si
celle-ci est financée, l’association gestionnaire payera directement au prestataire. Les kermesses et les fêtes d’écoles ne sont pas financées.

Une association ou un groupe d’habitants ne peut solliciter le Fonds de Participation des Habitants à raison de deux dossiers pour le même domaine d’intervention défini
ci- dessus, néanmoins dans le cadre d’un projet d’une autre nature, elle pourra solliciter le Fonds de Participation des Habitants.

COMITÉ DE GESTION

Il est formé de deux collèges :

1) Le collège des membres votants qui comporte :

Quatre groupes d’associations représentés par 14 membres et 10 suppléants
3 pour les représentants de parents d’élèves des écoles et collèges et 2 suppléant
2 pour les associations de quartiers et 1 suppléants
3 pour les associations sportives et 3 suppléants
6 représentants pour les associations culturelles et sociales et 5 suppléants
Un membre de l’Association villenvie

2) Le collège des conseillers techniques qui comporte :

2 membres conseillers techniques et relais
Le Chef de Projet du Service Politique de la Ville
L’agent de développement du Service Politique de la Ville

3) Les représentants à titre consultatif du Conseil Municipal conformément à la charte régionale

2 élus membres et 2 suppléants
D’autres acteurs du territoire, volontaires, peuvent faire partie du Collège des conseillers techniques.

La mise en œuvre du Fonds de Participation des Habitants et son secrétariat sont assurés par le Contrat de Ville qui réceptionne les dossiers, rédige les comptes-rendus de séance et les extraits de délibération.

Les candidatures au poste de membre du comité de gestion sont renouvelables chaque année. Le Contrat de Ville assure l’appel à candidature en direction des associations Saint-Poloises.

Les nouveaux candidats au comité de gestion, membres d’associations se font connaître par écrit en indiquant le collège associatif de leur choix parmi les deux proposés. Le comité statue "à huis clos" sur leur cooptation.

Chaque association cooptée nomme en son sein son représentant et son suppléant si possible. Il est demandé aux associations une délibération de leur conseil d'administration. Lors du comité de gestion, chaque association est représentée par le titulaire ou, en cas d’absence de celui-ci, par son suppléant. Pour la Commune de Saint-Pol-sur-Mer, le Maire désigne deux élus municipaux titulaires et deux élus suppléants.

En cours d'année, le changement de représentant d’un membre du comité de gestion, se fait sur présentation d'une délibération de l’association.

CONDITIONS D'ATTRIBUTION

Le Fonds de Participation des Habitants est mis en œuvre à travers la programmation de la Politique de la Ville.

Les dossiers, pour être recevables, doivent concerner prioritairement les habitants, groupes d’habitants, comités ou associations de Saint-Pol-sur-Mer.

L'équipe Politique de la Ville est habilitée à trancher sur la recevabilité des dossiers (nature du projet, impact, cohérence) et non sur le bien fondé. Une information en début de séance sera faite sur les dossiers qui n’auront pas pu être présentés.

Une demande de subvention au titre du Fonds, portée par différents partenaires et concernant une même manifestation ou action, devra faire l’objet d’un dossier unique de demande de fonds (exemple les fêtes de quartier).
Les formulaires de demande de subvention sont disponibles au secrétariat de la Politique de la Ville.

Les demandes doivent être déposées au plus tard trois semaines avant la date de réunion du comité de gestion. En aucun cas, ces demandes ne doivent concerner des actions déjà réalisées avant leurs examens en comité de gestion.

Les porteurs doivent impérativement transmettre leur dossier non manuscrit avec une note d’opportunité, un devis détaillé, le budget détaillé de la totalité de l’action, la liste avec nom, adresse, âge des participants s’ils sont connus au moment du dépôt du dossier.

Les porteurs d’action doivent bénéficier d’un contrat d’assurance, le Fonds de Participation des Habitants ne pourrait être en aucun cas tenu responsable d’un accident survenu lors d’une sortie ou manifestation financée par le même Fonds.

Il n’est pas possible d’obtenir un second financement du Fonds tant que le bilan du précédent, avec pièces justificatives, n’a pas été vérifié par le secrétariat du Fonds.
Le bilan doit obligatoirement comporter : la fiche bilan remplie avec la copie des factures, la liste des participants, photos et article de presse de la manifestation.

MODALITÉS DE PARRAINAGE

Les groupes d'habitants, non formés en association, doivent au préalable se faire parrainer par l'une des associations volontaires membre du Comité de Gestion figurant sur le formulaire de demande.

Les parrains pour l’année 2015 sont :
Association villenvie
Union Sportive et Communale Cheminote de Saint-Pol-sur-Mer
Basket Club Saint-Polois

Leur rôle est très important, il assure le montage du dossier, le suivi de l’action et le bilan, le parrain à un rôle d’accompagnateur et de relais d’information. Chaque année les parrains auront une information sur l’importance de leur rôle.

Le parrain devra être présent lors de la présentation du projet et s’engage à accompagner l’association, l’habitant ou le groupe d’habitants jusqu’à la réalisation du bilan de l’action.

Le parrain ne vote pas sur le projet parrainé mais vote pour les autres projets de la session du Comité de Gestion sauf s’il présente lui-même un projet (article 8)

MODALITÉS DE VOTE

Le comité de gestion est présidé par un président de séance renouvelé à chaque session du Comité de Gestion. Le planning de cette présidence tournante est établi en début d’année.

Le président a pour rôle d'animer les réunions et de signer les extraits de délibération.

Les votes au sein du Comité de Gestion s'effectuent à bulletins secrets. Les décisions sont prises à la majorité des voix. En cas d’égalité, la voix du président de séance est prépondérante. Pour délibérer valablement, 60 % des membres votants doivent être présents en début de séance.

Les dossiers sont transmis aux membres du Comité de Gestion quinze jours avant la session.

Les porteurs de projet sont obligatoirement présents lors du Comité de Gestion afin d’exposer leur projet.

Les votes, concernant l’attribution des fonds, sont effectués en fin de séance après la présentation de l’ensemble des actions. Les résultats seront communiqués par courrier ou par téléphone auprès du Contrat de ville dès le lendemain du Comité de Gestion.

Une association, membre votant au Comité de Gestion et déposant une demande de subvention ne peut participer à la séance du Comité de Gestion lors de laquelle le dossier sera présenté.

Les conseillers techniques ne participent pas aux votes, leur rôle est d’informer et de renseigner le comité de gestion, en aucun cas ils ne doivent influencer les votes.

Le Comité de Gestion n'est pas tenu par ses décisions antérieures. Chaque demande d’aide est particulière. L’ensemble des débats tenus lors du Comité de Gestion a un caractère confidentiel. Le non respect de la confidentialité pourra entraîner l’exclusion.

PROCÉDURE D'EXAMEN

Informations générales

Présentation des dossiers par les porteurs

Examen des projets

En fin de séance vote à bulletin secret sur l'attribution d’une subvention dans la limite des crédits disponibles. Le montant du reliquat des crédits sera communiqué deux fois par an (juin et décembre) au comité de gestion.

Signature des extraits de délibération par le président et le secrétaire de séance
Règlement de la subvention par chèque, quinze jours après le vote, remis par l’association gestionnaire ou règlement directement au prestataire

Envoi d’un bilan par le porteur de projet dans les deux mois avec l’ensemble des pièces (cf. article 6).

EVALUATIONS DES ACTIONS

Chaque association ou groupe d'habitants subventionné s'engage à fournir un bilan quantitatif et qualitatif des actions financées.

En cas d’absence de bilan, le porteur ne pourra plus prétendre à un financement et le comité de gestion se réserve le droit de récupérer la somme octroyée. En cas de litige, deux membres du Comité de Gestion seront désignés pour rencontrer le bénéficiaire et feront un compte rendu au Comité de Gestion.

L'ensemble des bilans se trouve au service de la Politique de la Ville et ces documents sont accessibles aux membres du Comité de Gestion. Ils sont transmis chaque année au Conseil Régional et justifient de la reconduction du Fonds sur la Commune de
Saint-Pol-sur-Mer.

UTILISATIONS DES FONDS
Les bénéficiaires de subventions s'engagent à les restituer si les actions n'étaient pas réalisées. Dans le cas d'une dissolution, l’obligation est faite au bénéficiaire de mettre à la disposition du comité de Gestion les sommes restantes qui émaneraient d'une subvention du Fonds. Le Comité de Gestion se chargera dès lors de leur affectation.
COMMUNICATION SUR L'ACTION

Les membres du Comité de Gestion (conseillers techniques et membres) s’engagent à participer aux réunions organisées par le Conseil Régional Nord-Pas-de-Calais

Le Fonds de Participation des Habitants est mis en place par la région Nord Pas-de-Calais (16 100 €) et la Commune de Saint-Pol-sur-Mer (24 100 €).

Le Fonds de Participation des Habitants Culture est mis en place par la région Nord Pas-de-Calais (2 100 €) et la Commune de Saint-Pol-sur-Mer (900 €).

A cet effet, par convention, les logos du Conseil Régional et de la Commune doivent apparaître sur toute communication autour d’une action financée par le FPH ou porter la mention Fonds de Participation des Habitants.

Le présent règlement intérieur est modifiable par simple décision du Comité de Gestion, sous réserve de respecter la convention signée avec les financeurs.

 
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